Dijital Arşiv Devrimi: İzmir’de Start Verdi, Kamu Sektörüne Yayılıyor

İzmir’de hayata geçirilen Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, binlerce sayfalık fiziksel dokümanı dijital ortama taşıyarak bellekten güvenli bir depoya alıyor. Belediye iştiraklerinde başlayan bu yenilik, kamu kurumlarının arşiv süreçlerini daha hızlı, güvenli ve sürdürülebilir bir yapıya kavuşturmayı hedefliyor.

İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ’nin geliştirdiği sistem, geleneksel arşivlerdeki belge kaybı riskini azaltırken depolama maliyetlerini düşürüyor ve erişim süresini önemli ölçüde kısaltıyor. Uygulamanın ilk adımlarında, kurum içi arşivler taranıp dijitalleştirildi ve hızlı kullanıcı erişimi için kapsamlı bir indeksleme gerçekleştirildi. Bu sayede arşivlere ihtiyaç duyanlar, belgeleri saniyeler içinde bulabiliyor.

Kağıt kullanımını azaltan yaklaşım ile fotokopi ve fiziki taşıma gereğiniz ortadan kalkıyor; güvenli dijital paylaşım, baskı giderlerini düşürüyor ve doğal kaynakların korunmasına katkı sağlıyor. Böylece yalnızca verimlilik artışını değil, çevresel sürdürülebilirliği de güçlendiriyor.

İştiraklerden kamuya yayılım hedefi, İzmir Büyükşehir Belediyesi’nin bağlı birlikleriyle başlayan süreçte kurumsal arşivlerin ortak bir dijital altyapıyla yönetilmesini amaçlıyor. Zamanla belediyeler, kamu kurumları, üniversiteler, sağlık kuruluşları ve büyük ölçekli özel işletmeler de sisteme dahil edilerek geniş kitlelere ulaşması öngörülüyor.

Belgelerin izlenebilirliği ve hızlı arama ile OCR teknolojisi sayesinde taranan belgelerin içeriği dijital olarak erişilebilir hale getiriliyor. Kullanıcılar belge türü, tarih, sicil numarası veya anahtar kelimeler üzerinden anında arama yapabiliyor. QR kod ve barkod entegrasyonu ise fiziksel belge ile dijital kütük arasındaki geçişi anlık olarak izlemeyi mümkün kılıyor ve mevcut Elektronik Belge Yönetim Sistemleriyle entegrasyon kapasitesi sunuyor.

On binlerce sayfa, kısa sürede dijitalleştiriliyor: yüksek hızlı tarama altyapısı ve hibrit yazılım mimarisiyle geliştirilmiş olan sistem, web tabanlı yönetim ekranları üzerinden toplu tarama süreçlerini bir araya getiriyor. Bu sayede devasa arşivler bile kısa süre içinde dijital ortama aktarılıyor.

İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, bu dijital dönüşümü sadece belediye iştiraklerinde değil, farklı sektörlerde de hızlandırmayı ve güvenli, sürdürülebilir bir arşiv yönetimi altyapısı kurmayı amaçlıyor. Kaynak: Beyaz Haber Ajansı (BYZHA)