Dijital Arşiv Devrimi: İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ’nin Yeni Nesil Arşiv Yönetim Sistemiyle Tanışın

İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ’nin geliştirdiği Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, kamu kurumları ve büyük işletmelerin büyüyen arşiv ihtiyaçlarını şu anda dijital ortama taşıyarak çözüm sunuyor. Fiziksel depolarda yaşanan belge kayıpları riskini azaltmayı, depolama alanı tasarrufu sağlamayı ve erişim süreçlerini hızlandırmayı amaçlayan bu çözüm, kurumların iş akışlarını dijitalleştirmek üzere tasarlandı.

İlk adımda, İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ’nin kendi fiziksel arşivleri taranıp dijitalleştirildi. Geçmiş yıllara ait binlerce belge tarandı, indeksleme süreçleri tamamlandı ve kullanıcıların dijital arşivlere saniyeler içinde ulaşabileceği bir altyapı kuruldu. Dijitalleşmenin getirdiği avantajlar arasında fiziksel belgelerin aşınmasını önleme ve belge kaybı riskini düşürme sayılabilir; ayrıca arama, erişim ve paylaşım hızları iş gücü ve zaman tasarrufu sağlıyor.

KAĞIT TÜKETİMİNİ AZALTMA Hedefi Bu sistem, evrakların fotokopiyle çoğaltılıp farklı birimlere ulaştırılmasını gerektirmeyen bir akış sunuyor. Dijital ortamda güvenli paylaşım imkanıyla kağıt kullanımını azaltmak, baskı maliyetlerini düşürmek ve doğal kaynakları korumak hedefleniyor. Bu yönüyle proje, kurumsal verimliliği artırmanın ötesinde çevresel sürdürülebilirliğe de katkıda bulunuyor.

İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, geliştirdiği sistemi İzmir Büyükşehir Belediyesi iştiraklerinin kullanımına sunmaya başladı. Ardından belediye hukuk biriminde de uygulamanın hayata geçirilmesi planlanıyor. Böylece farklı kurumların arşiv süreçlerini ortak bir dijital altyapı üzerinden yönetmesi mümkün olacak; ilerleyen dönemde belediyeler, kamu kurumları, üniversiteler, sağlık kuruluşları ve büyük ölçekli özel işletmeler de bu altyapıdan faydalanacak.

ONDAN FAZLA BELGEYE ANLIK ERİŞİM Sistem, tarama hizmetinin ötesinde OCR teknolojisiyle fiziksel evraklardaki bilgileri dijital olarak okunabilir hale getirir. Belge türü, tarih, sicil numarası veya anahtar kelimeler üzerinden hızlı arama yapılabilir. Ayrıca QR kod ve barkod desteğiyle bir belgenin teslim alınmasından dijital ortama aktarılmasına kadar geçen süreç anlık olarak izlenebilir. Mevcut Elektronik Belge Yönetim Sistemleriyle entegrasyon için esnek bir yapıda tasarlanan bu sistem, kurumsal süreçleri sorunsuz bir şekilde birleştirebiliyor.

ON BİNLERCE SAYFAYI HIZLI DİJİTALLEŞTİRME Yüksek hızlı tarama altyapısı ve hibrit yazılım mimarisiyle desteklenen platform, web tabanlı yönetim ekranlarıyla toplu tarama süreçlerini entegre eder. Böylece on binlerce sayfalık arşivler kısa bir sürede dijital ortama aktarılabilir. Bu adımlar, arşiv süreçlerinin güvenli, hızlı ve sürdürülebilir bir yazılım temeli üzerinde düzenlenmesini amaçlar.